Darbo su maža įmonę pranašumas, kurį aš mėgstu, yra galimybė sparčiai veikti.

Sprendimų nestabdo vadovų sluoksniai. Tiesą sakant, dauguma veiksmų atliekama suinteresuotoms šalims susirinkus aplink konferencijų stalą. Tačiau gali ateiti laikas, kai jūsų verslas išaugs iš tokios tvarkos. Jei norite užtikrinti sėkmingą augimą, jums reikia pastovių, patikimų ir saugių ryšių su kitais įmonės nariais. Jums reikia intraneto.
Intranetas panašus į svetainę, jis naudoja interneto protokolus, tačiau yra tik vienos įmonės vidinis tinklas. (Ekstranetas taip pat yra vidinė arba privati svetainė, tačiau jos prieigos teisės išplėstos naudotis paskirtiems klientams, partneriams ir (arba) kitiems asmenims.)

Dauguma didelių korporacijų naudoja intranetus. Informacijos platinimas yra didžiulė užduotis, kai turite 10 000 arba daugiau darbuotojų. Intranetas ją palengvina.
Bendradarbiaukite internete su savo nuosava privačia svetaine
Naudodamiesi Windows SharePoint paslaugomis, Microsoft intraneto/ekstraneto sprendimu, galite sukurti internetinę savo verslo skelbimų lentą ir bendrai naudoti dokumentus.

Galiu pateikti tris pagrindines priežastis, kodėl jūsų smulkiajam verslui verta investuoti į intranetą. Štai jos:

1. Kai turima reikalų su daugiau nei vienu partneriu, kenčia bendravimas
Net labai maža įmonė turi bendravimo problemų. Dauguma žmonių sužino, kas vyksta, liežuvaudami. Sklisdami pasakojimai kinta, o personalas būna suklaidintas ir nepatenkintas. Jei jūsų darbuotojai dirba namuose, ne įmonėje, daug keliauja arba jei esate virtuali įmonė, bendravimo problemos tampa dar aktualesnės.

Norint, kad įmonę lydėtų sėkmė, visi darbuotojai turi suvokti jos tikslus. Trumpalaikiai ir ilgalaikiai tikslai neturėtų rūpėti tik vadovybei. Visi turi dirbti ir siekti bendrų tikslų.

Intranetas yra puiki vieta savaitinėms ataskaitoms, atmintinėms ir tikslams publikuoti. Taip visi turi tą pačią informaciją.

Toby Ward, intraneto konsultavimo firmos „Prescient Digital Media“ prezidentas, pabrėžia, kad net įmonė, turinti mažai darbuotojų, pasipelno iš intraneto. Net jei neturite nuotolinių darbuotojų, jūsų pardavimo atstovai ar konsultantai ne visada būna biure.

Sukūrus intranetą bendravimas gali pagerėti naudojant pranešimų lentas, tiesioginius pranešimus ir valdomus pokalbius. Kaip?

Apžvelkime tipišką verslo scenarijų. Penki pardavimo personalą sudarantys asmenys prezidentui pateikė pristatymą apie pardavimo didinimą kitais finansiniais metais.

Tie penki žmonės įeis į pasitarimų kambarį, užkandžiaus, gers kavą ir kalbėsis valandų valandas. Pirmasis susitikimas pavirsta į tris valandas trunkantį keitimąsi idėjomis. Antrasis susitikimas pradedamas pirmojo susitikimo geriausių idėjų apžvalga. Dalyviai diskutuoja, kodėl jos veiks arba neveiks. Įvykus trečiajam arba ketvirtajam susitikimui, jie pateiks kelis pasiūlymus.

Naudojant diskusijų lentas prieš susitinkant galima racionalizuoti patirtį. Idėjas galima apsvarstyti iš anksto. Dalyviai ateis į pardavimo susitikimą labiau susikaupę.

2. Laikas yra pinigai
Taip, tai klišė. Bet ji per daug pagrįsta, kad jos čia nenaudotumėme.

Intranetas leidžia skelbti svarbią informaciją, kad ją galėtų pamatyti visi darbuotojai. Naudinga skelbti net personalo informaciją. Vienas mano darbuotojų papasakojo, kad biuro, kuriame jis anksčiau dirbo, darbuotojai vieną kartą sugaišo 45 minutes bandydami sužinoti, ar dirbsiantiems per šventes bus mokama. Personalo vadovas buvo išėjęs, o daugiau niekas to nežinojo.

Paskelbti kalendorius, įmonės strategiją ir išmokas yra puiki pradžia. Taip bus sugaištama mažiau laiko. Tačiau intranetą galima naudoti ir daugiau nei tik pagrindinei informacijai skelbti. Intraneto grožis yra jo interaktyvumas.

Naudodami interaktyvias formas, galite sutaupyti laiko. Atostogų prašymus, tiekimo užsakymus, išmokų pakeitimus ir kt. galima tvarkyti sparčiai ir paprastai.

Įsitikinkite, kad jūsų intranetas atitinka gero dizaino principus. Negalite tiesiog paskelbti informacijos ir tikėtis, kad žmonės ją susiras. Tvarkykite savo intranetą taip, kad jis būtų kuo patogesnis vartotojams. Mes juk bandome sutaupyti laiko, o ne suerzinti žmones.

3. Tai geriau nei el. paštas
Galite galvoti: „Kodėl personalui tiesiog neatsiuntus formos el. paštu?“ arba „Aš puikiai bendrauju su savo darbuotojais per susitikimus ir skelbimus lentoje.“

Pasak Ward, kelių to paties dokumento arba pristatymo versijų siuntimas el. paštu sukelia sumaištį ir kartais informacijos apkrovą.

Aptarkime tą pačią pardavimo grupę, kurią įsivaizdavome anksčiau. Jie pasirinko tris pagrindinius būdus padidinti pardavimą. Dabar jie kuria PowerPoint pristatymą.

Penkiems žmonėms dirbant su vienu PowerPoint failu rezultatai gali būti pražūtingi. Jau girdžiu šūksnius: „Kas turi naujausią versiją?“, „Džonsonai, tu man pateikei klaidingus skaičius. Maniau, kad tai jau sutvarkėme.“ Ir taip toliau.

Naudodami intranetą, žmonės gali bendrai dirbti su vienu failu ir turėti naujausią failą centrinėje vietoje.

Taip pat tai padės sutaupyti vietos jūsų serveryje. Tai gali atrodyti smulkmena, tačiau laikant įvairių failų versijas visuose kompiuteriuose sunaudojama vertinga erdvė.

Kaip pradėti
Prieš nustatydami intranetą įsitikinkite, kad suprantate, kokias funkcijas jis turi atlikti. Suvokite, kaip darbuotojai jį naudos. Galiausiai laikykitės gerų kūrimo principų. Jei norint surasti atostogų prašymo formą reikia penkių ar šešių spustelėjimų, kelias per sudėtingas.

Taip pat turite nuspręsti, ar norite kurti nuosavą sprendimą. Konsultantas gali sukurti intranetą pagal jūsų specifikacijas. Jis atrodys taip, kaip jūs nurodysite. Šis sprendimas kainuos jums nuo 10 iki 500 JAV dolerių kiekvienam asmeniui per mėnesį.

Taip pat yra programinės įrangos paketai, pvz., Windows SharePoint paslaugos, kurie leidžia beveik viską pritaikyti ir kurti patiems, naudojant kieno nors šablonus. SharePoint veikia už 39,95 JAV dolerio per mėnesį arba už 399 JAV dolerius per metus, neatsižvelgiant į vartotojų skaičių.

Kai kurie paketai, pvz., Instant Intranet Builder, naudoja Microsoft prieigą kaip pagrindinę duomenų bazę. Jie įtraukia susiejimo mechanizmus, kad paprastai sukurtų veikiantį intranetą. Jums nereikia specializuoto IT darbuotojo, kad jį nustatytumėte ir tvarkytumėte. Atsižvelgiant į įmonės dydį, visą paketą galima gauti už viso labo 5 JAV dolerius per mėnesį vienam asmeniui.

Kai kuriuose kituose programinės įrangos produktuose yra InfoStreet, IntraSmart ir Intranet Suite. Kainos skiriasi atsižvelgiant į vartotojų skaičių.

Turi būti ir neigiamas aspektas, ar ne?
Norint parengti intranetą naudoti vartotojams, jums prireiks ko nors, kas sukurs ir tvarkys turinį. Svarbu turėti nuolat atnaujinamą informaciją. Nuo jūsų įmonės dydžio gali priklausyti, kaip paskirstysite šias užduotis. Jei turite tik 10 darbuotojų, užteks vieno žmogaus informacijai tvarkyti.

Jei jūsų įmonė didesnė, greičiausiai norėsite atskirti turinio atnaujinimą įvairiuose skyriuose. Neatsižvelgiant į dydį, turėsite darbuotojui mokėti už priežiūrą. Atminkite, mes dirbame su kompiuteriais, niekas niekada neveikia taip sklandžiai, kaip mes norėtume.

Taip pat turite skirti laiko darbuotojų mokymui. Gali net tekti sugaišti laiko įtikinėjant kai kuriuos darbuotojus naudotis intranetu. Kai sistema jau sukurta, veikia ir visi ją supranta, investicijų rezultatas bus gerai matomas.

Autorius Kim Komando
Šaltinis: www.microsoft.com